Auftragsfertiger Jüstrich Cosmetics produziert von A bis Z mit Abacus-ERP

Transparenter Produktionsprozess

Der Planmanager des PPS hilft die Produktionsaufträge optimal einzuplanen. Bilder: Abacus
Die Verwaltung der Rezepturen erfolgt im Produktestamm über die Stücklistenfunktion.
Produktionsanweisungen sind zentral im Artikelstamm abgelegt.
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Der Lohnfertiger Jüstrich Cosmetics hat die neuste Abacus-Softwareversion eingeführt und um das PPS-Modul und die Rezepturverwaltung erweitert. Damit liessen sich die angestrebten Prozessoptimierungen erreichen und die Prozesssicherheit im Unternehmen deutlich verbessern.

Die in Fachkreisen geschätzte Herstellerin von hochwertiger Spezialkosmetik ist im St. Gallischen Berneck als Lohnfertiger tätig. Sie konzipiert, entwickelt und produziert Produktlinien nach den Wünschen und in enger Zusammenarbeit mit der Kundschaft. Dazu gehören Lohnaufträge mit Produkten für Bereiche wie Kosmetik, Sonnen- und Haarpflege sowie Zahnpasta. Die Kapazität der eigenen Prozessanlagen beträgt bis zu zwei Tonnen pro Tag. Trotz starker Konkurrenz können sich die St. Galler in ihrem Bereich von bis zu 100000 Stück mit häufigen Sortenwechseln dank hoher Produktequalität sowie Flexibilität und Schnelligkeit bei der Produktentwicklung gut behaupten.

Verbannung von Excel-Tabellen

Der Jüstrich-CEO Jürg König hatte das Ziel, mit der Erneuerung und Erweiterung der Abacus-ERP-Software sowie der Reorganisation der internen Prozesse und Strukturen das Unternehmen weiter zu industrialisieren. Dabei war es ihm wichtig, dass sämtliche Betriebs- und Produktionsdaten zentral im ERP-System geführt und dadurch die vollständige Transparenz über alle Aufträge gegeben ist.

Verschiedene Abteilungen lösten früher öfters ihre Aufgaben mit Excel anstatt im ERP-System, wodurch die Informationen nicht für alle direkt verfügbar waren. Durch die Einführung der ERP-Software sollten die Excel-Tabellen im Tagesgeschäft verhindert werden. Jürg König war bewusst, dass die Firma eine miliztaugliche Software bräuchte. Diese sollte es ermöglichen, dass nicht nur Programmspezialisten einfachere Aufgaben übernähmen, sondern vor allem alle ihre Aufgaben in der ERP-Software selbst erledigen können.

Automatisierung aller Prozesse

Herzstück der ERP-Lösung ist der Artikelstamm. Er steuert alle Prozesse von der Offerte über die Produktion mit den Rezepturen bis hin zu den Zollpapieren und der Verrechnung an den Kunden. Denn sind im Artikelstamm alle nötigen Daten wie die Stücklisten und Produktionsschritte korrekt definiert und hinterlegt, dann lassen sich praktisch alle Prozesse im Verkauf, Einkauf und in der Produktion weitestgehend automatisieren und somit viel Zeit sparen.

Ein wertvolles Instrument hierbei ist der Planmanager im PPS, mit dem die Abteilungsleiter die laufenden Produktionsaufträge auf die Mischmaschinen einlasten können, damit die aufwendigen Reinigungsintervalle und das Umrüsten der Mischanlagen auf ein Minimum reduziert werden und sich somit die Stillstandzeiten der Maschinen minimieren lassen. Denn durch eine Reduktion der Sortenwechsel können Produktionsabläufe optimiert werden, was Effizienzsteigerungen mit sich bringt.

Geringere Kapitalbindung in Rohstoffen

Jeder, in der Regel elektronisch eingegangene Verkaufsauftrag, wird in der Auftragsbearbeitungssoftware erfasst und dem Kunden per E-Mail bestätigt. Bei der Auftragserfassung informiert das ERP-System, welche Rohstoffe für eine Produktion zeitlich kritisch zu beschaffen sind, zumal Lieferfristen von bis zu 14 Wochen bei bestimmten Artikeln keine Seltenheit sind. So kann Jüstrich rechtzeitig reagieren und für kritische Artikel einen Mindestlagerbestand anlegen.

Mit der Einführung des Abacus-ERP hat sich die Lagerbewirtschaftung spürbar verbessert, da die Lagerhaltung der Rohstoffe optimiert werden konnte und unkritische Rohstoffe just-in-time beschafft werden. Dies alles mit der Folge, dass die Kapitalbindung in Rohstoffen abgenommen hat. Auch geht der Einkaufsprozess heute dank der integrierten Einkaufsdisposition viel schneller und effizienter vonstatten: Eine Einkaufsbestellung beansprucht jetzt statt wie früher dreissig nur noch fünf Minuten, indem sie automatisch erfolgt und gleichzeitig der Lieferant aus der Abacus-Software heraus das E-Mail mit der Bestellung zugeschickt erhält.

Die Produktionsaufträge für die Bulkherstellung und die anschliessende Abfüllung erfolgen direkt aus dem Verkaufsauftrag. Das dafür benötigte Material wird auf das Lager oder auftragbezogen bestellt. Erfolgt ein Wareneingang, wird die Charge des Lieferanten pro Rohstoff erfasst. Anschliessend wird das Material vom Lager auf den Produktionsauftrag bezogen. Das produzierte Produkt wird mit der Chargennummer versehen als fertig gemeldet. Gleichzeitig werden aus dem PPS entsprechende Etiketten mit Barcode und Chargennummer gedruckt. Für die Auslieferung wird direkt via E-Mail der Transporteur avisiert, wobei gleichzeitig eine Transportliste für die Palettierung der Ware erstellt wird.

Beschleunigte Datenerfassung

Mit der Einführung der integrierten Abacus-Gesamtlösung hat sich der Erfassungsaufwand von Daten markant reduziert. Doppelerfassungen und damit Fehlerquellen wurden beseitigt, auch die früher intensiv genutzten Excel-Tabellen liessen sich aus vielen Bereichen des Tagesgeschäfts verbannen. Das Ziel, eine Offerte wie eine Auftragsbestätigung mit allen Preisen und Rabatten korrekt und auf Knopfdruck zu erstellen, ist erreicht. So ist das Abacus-ERP innert Kürze – auch dank der Umsetzung der bsb.info.partner  – zum unverzichtbaren Arbeitsinstrument bis auf die untersten Stufen der Leistungserstellung geworden.

Durch die Verschlankung der Prozesse und die effiziente Prozessunterstützung durch das neue ERP-System konnte Jüstrich bei gleich bleibender Anzahl Mitarbeitenden den Output massiv steigern. Besonders hätten es ihm die Informationslisten mit den Material- und Arbeitskosten angetan, so Jürg König. Sie belegen nun genau, welche Aufträge und Produkte erfolgreich waren. «Mit zwei Klicks sehen wir, was die Produktion in einer Woche geleistet hat», berichtet er. Er ist mit dem Erreichten hochzufrieden, denn er hat nun ein System zur Verfügung, das ihn und sein Unternehmen in der Prozessabwicklung wirksam unterstützt.